Pflichtinformationen Einladung zu Videokonferenzen

Ergänzende Datenschutzinformationen zur Verwendung unseres Videokonferenzsystems

Wir setzen als Videokonferenzsystem das Tool Microsoft Teams der Fa. Microsoft Corporation ein. Nähere Angaben zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement sowie unter https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Bei der Nutzung unseres Videokonferenzsystems werden die Daten verarbeitet, die Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen:

• Angaben zum Nutzer: Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse (optionale Angabe), Profilbild, Profilinformationen (optionale Angaben), bevorzugte Sprache etc.
• Meeting-Metadaten: Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Servicedaten zur jeweiligen Sitzung und Nutzung des Systems (Daten von Geräten/genutzter Hardware), Telefonnummern (bei Einwahl mit dem Telefon), Ort, Name des Meetings und ggf. Passwort vom Veranstalter
• Chat-, Audio- und Videodaten: Damit Audio- und Videoübertragung stattfinden können, benötigt die Anwendung Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera. Sie können diese jederzeit selbst über die jeweilige Applikation stumm- bzw. abschalten. Ggf. von Ihnen gemachten Texteingaben im Chat werden ebenfalls verarbeitet, z. B. zur Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen (oder Pseudonym) machen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO – unsererseits besteht ein berechtigtes Interesse in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO – die Meetings werden im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen durchgeführt
• § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG – sofern personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, erfolgt die Datenverarbeitung zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

Werden Ihre Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. In diesem Fall erfolgt das Routing von Daten über Internetserver, die sich außerhalb der EU befinden. Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Eine weitergehende Übermittlung in ein Drittland findet normalerweise nicht statt, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren von Microsoft in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass im Einzelfall von Microsoft eine Übermittlung in die USA erfolgt da Microsoft ein US-amerikanischer Anbieter ist. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss der sog. Standardvertragsklauseln garantiert, welche zentral durch die EU-Kommission vorgegeben werden. Diese Vereinbarung wurde beim Erwerb der Lizenz für Microsoft Teams zwischen Microsoft und uns getroffen.