Seit dem 01.01.2026 ersetzt ein elektronischer Datenaustausch die Papierbescheinigungen zu Beiträgen für die private Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV). Ziel ist es, den Aufwand bei der steuerlichen Veranlagung der Beiträge zu senken. Beiträge für die korrekte Berechnung der Vorsorgepauschale und steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen werden automatisch berücksichtigt.

Ablauf des Datenaustauschs:

1. Die inländischen Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung melden Beiträge der Versicherten elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

2. Das BZSt bildet daraus elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM).

3. Die Arbeitgeber erhalten die Werte automatisch über ELStAM und berücksichtigen diese im Lohnabrechnungsprogramm.

Folgende Versicherungen können freiwillig am elektronischen Verfahren teilnehmen:

  • Selbsthilfeeinrichtungen und Solidargemeinschaften mit Bestätigung nach § 176 SGB V des Bundesministeriums für Gesundheit, die eine substitutive KV/PV anbieten,
  • die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK) und
  • die Krankenkassenversorgung der Bundesbahnbeamten (KVB).

Ausländische Versicherungsunternehmen/Sozialversicherungsträger sind nicht in den Datenaustausch mit dem BZSt eingebunden, weshalb diese Beiträge nicht in den ELStAM berücksichtigt werden.

Der Arbeitgeber muss die in den ELStAM ausgewiesenen Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung in der Regel übernehmen. Der Arbeitnehmer kann keine abweichende Höhe verlangen. Das gilt auch bei Vorlage einer Papierbescheinigung des Versicherers. Korrekturen kann nur das Versicherungsunternehmen über die Datenübermittlung veranlassen.

Legt der Arbeitnehmer allerdings eine Papierbescheinigung des Finanzamts zum Lohnsteuerabzug vor, muss der Arbeitgeber diese berücksichtigen.

Im Übergangszeitraum bis zum 31.12.2028 darf der Arbeitgeber eine Ersatzbescheinigung nutzen, sofern die Beiträge aus technischen Gründen nicht oder fehlerhaft als ELStAM gebildet wurden. Sobald die ELStAM wieder Beitragswerte erhalten, verliert die Ersatzbescheinigung ihre Gültigkeit.