Mit der Verkündung der Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung am 02.10.2024 im Bundesgesetzblatt (BGBl) hat der Gesetzgeber dem Bundeszentralamt für Steuern die Aufgabe übertragen, jedem Steuerpflichtigen ein einheitliches und dauerhaftes Merkmal für steuerliche Zwecke zuzuteilen. Verankert wurde dies in den §§ 139a-139d der Abgabenordnung (AO).

Als Steuerpflichtiger wird hierbei jeder angesehen, der nach einem Steuergesetz steuerpflichtig ist. In § 139a AO erfolgt hierzu eine Unterscheidung zwischen natürlichen Personen und wirtschaftlich Tätigen. Natürliche Personen erhalten gemäß § 139a Abs. 1 Satz 3 AO wie bisher eine Identifikationsnummer (IdNr.), während wirtschaftlich Tätige (§139a Abs. 3 AO) eine Wirtschafts-Identifikationsnummer erhalten (W-IdNr.).

Mit Inkrafttreten der Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung soll nun somit eine eindeutige Identifizierung des wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren anhand der W-IdNr. erfolgen. Die W-IdNr. (§139c AO) wurde am 24. Oktober 2024 eingeführt und bleibt für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit bestehen, auch bei Änderungen der Stammdaten, wie z.B. Ort der Geschäftsleitung. Die W-IdNr soll zukünftig bei der Kommunikation mit den Finanzbehörden sowie bei Anträgen, Erklärungen oder Formularen gegenüber diesen und anderen staatlichen Stellen angegeben werden. Dadurch erhofft sich der Gesetzgeber eine Erleichterung bei der Kommunikation mit Behörden und eine Vereinfachung und Automatisierung der steuerlichen Prozesse.

Es gilt jedoch darauf hinzuweisen, dass die W-IdNr. nicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder andere bestehende Identifikationsnummern und auch nicht die Steuernummer ersetzt. Die USt-IdNr. dient speziell dem innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU und ist daher für Unternehmen relevant, die Waren oder Dienstleistungen grenzüberschreitend innerhalb der EU anbieten.

Die Vergabe der W-IdNr. hat im November 2024 begonnen und soll stufenweise bis voraussichtlich 2026 abgeschlossen sein. Für den Vergabeprozess werden neben den Steuerkonten bei den Finanzämtern auch die beim Bundeszentralamt für Steuern zur USt-IdNr. gespeicherten Unternehmensdaten herangezogen. Sowohl bei bestehenden Unternehmen wie auch bei Neugründungen muss die W-IdNr. nicht separat beantragt werden. Das Bundeszentralamt für Steuern vergibt diese automatisch.

Für die Mitteilung der W-IdNr. durch das Bundeszentralamt für Steuern sind folgende Wege vorgesehen:

  • Öffentliche Mitteilung: Wirtschaftlich Tätige, die bereits eine USt-IdNr. besitzen oder bis zum 30. November 2024 eine solche erhalten haben, bekommen keine gesonderte Mitteilung über die W-IdNr. In diesen Fällen werden die wirtschaftlich Tätigen durch eine im Bundessteuerblatt veröffentlichte Mitteilung darüber informiert, dass ihre USt-IdNr. ab dem 03. Dezember 2024 zugleich als W-IdNr. zu verwenden ist (§ 1 Abs. 2 i.V.m. § 3 Abs. 1 Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung). Der W-IdNr. wird zusätzlich das Unterscheidungsmerkmal „-00001“ angefügt. Beispiel: USt-IdNr.: DE123456789 => W-IdNr.: DE123456789-00001
  • Mitteilung über ELSTER/Kanzleisoftware: Haben wirtschaftlich Tätige keine USt-IdNr. erhalten, erfolgt die Bekanntgabe der W-IdNr. direkt über das ELSTER-Benutzerkonto. Wurde der Finanzverwaltung ein Empfangsbevollmächtigter benannt wird diesem die W-IdNr. mitgeteilt. Die Bekanntgabe erfolgt ausschließlich elektronisch.

Sollte beispielweise die USt-IdNr. nicht mehr vorliegen, kann ab dem 03. Dezember 2024 eine elektronische Mitteilung der W-IdNr. veranlasst werden.

Eine Verpflichtung zur Angabe der W-IdNr. und des Unterscheidungsmerkmals besteht vorerst in den elektronischen Vordrucken aufgrund der stufenweisen Vergabe bis voraussichtlich zum 31. Dezember 2026 nicht. Die elektronischen Steuererklärungsvordrucke werden jedoch nach und nach um die Angabe erweitert, sodass nach Bekanntgabe der W-IdNr. eine freiwillige Angabe in den Steuererklärungsvordrucken zu empfehlen ist, um ein späteres Versäumen zu vermeiden.