In Deutschland gibt es seit dem 27. November 2020 eine Verpflichtung zur Annahme von elektronischen Rechnungen für öffentliche Aufträge. Gemäß dem E-Rechnungsgesetz des Bundes müssen öffentliche Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Konkret bedeutet dies, dass Lieferanten und Dienstleister, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen oder in vertraglichen Beziehungen mit öffentlichen Auftraggebern stehen, ihre Rechnungen über Lieferungen und Leistungen, die im Rahmen öffentlicher Aufträge erbracht werden, in elektronischer Form einreichen müssen.

Die E-Rechnung muss den europäischen Standard „XRechnung“ oder ein anderes elektronisches Format wie „ZUGFeRD“ oder „Factur-X“ verwenden. Diese Formate ermöglichen eine strukturierte Datenübermittlung und erleichtern die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen durch die öffentlichen Verwaltungen.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde nunmehr die Erweiterung der Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen beschlossen. So sind ab dem 01.01.2025 alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Konkret bedeutet dies, dass von Unternehmern die Möglichkeit des Empfangs von elektronischen Eingangsrechnungen gewährleistet sein muss. Die Einführung dieser Verpflichtung zur E-Rechnung soll Prozesse vereinfachen, die Effizienz steigern und die Verwaltungskosten senken, indem sie die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen reduziert.

Für die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber – abhängig von der Größe des Unternehmens – Übergangsregelungen geschaffen, so dass zunächst ab dem 01.01.2025 nur eine generelle Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen besteht. Ungeachtet dessen ist zu empfehlen, sich frühzeitig mit den neuen Regelungen zur E-Rechnung vertraut zu machen und insbesondere so schnell als möglich die technische Umsetzung zur Entgegennahme von E-Rechnungen anzugehen, sollte dies noch nicht erfolgt sein.